HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

A.      Konsep Dasar Sistem Pengendalian Manajemen

            Sebuah sistem merupakan cara tertentu untuk melaksanakan suatu atau serangkaian aktivitas. Sistem yang digunakan oleh manajemen untuk mengendalikan aktivitas suatu organisasi disebut dengan Sistem Pengendalian Manajemen.

Pengendalian = adalah proses untuk membuat organisasi mencapai tujuannya.

Elemen-elemen sistem pengendalian.

Setiap sistem pengendalian setidaknya memiliki empat elemen, yaitu :

1.      Pelacak (Detector) atau sensor

Merupakan sebuah perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

2.      Penaksir (Assessor)

Merupakan suatu perangkat yang membandingkan antara apa yang sesungguhnya terjadi dengan standar yang telah ditetapkan.

3.      Effector (Umpan balik)

Merupakan suatu perangkat yang mengubah perilaku atau tindakan-tindakan yang diambil dengan standar yang telah ditetapkan.

4.      Communicator Network (Jaringan Komunikasi)

Merupakan suatu alat yang mengirimkan informasi antara detector ke assessor, dan assessor ke effector.

B.       Sistem

           Sistem adalah sekelompok komponen yang masing-masing saling menunjang, saling berhubungan yang keseluruhannya merupakan sebuah kesatuan. Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif (berulang-ulang) untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas.

           Sebuah sistem merupakan suatu cara tertentu dan biasanya berulang untuk melaksanakan suatu atau serangkaian aktivitas. Sejumlah karakteristik sistem yakni : lebih kurang membentuk ritme tertentu, terkoordinasi dan mengulangi serangkaian tahapan tertentu guna mencapai suatu tujuan  tertentu.

           Beberapa tindakan manajemen bersifat tidak sistematis. Para manajer pada umumnya menghadapi situasi dimana aturan tidak terdefinisikan secara baik sehingga harus menggunakan penilaian terbaik mereka dalam memutuskan tindakan apa yang akan diambil. Keefektifan tindakan mereka ditentukan oleh kepiawaian mereka dalam berhadapan dengan orang-orang dan bukannya oleh aturan yang ditentukan dalam sistem. Jika seluruh sistem menjamin tindakan tepat bagi seluruh situasi, mungkin tidak diperlukan lagi manajer manusia. Dengan demikian penting untuk disadari bagaimanapun juga bahwa proses informal sangat dipengaruhi oleh bagaimana cara sistem pengendalian formal organisasi dirancang dan dioperasikan.

C.      Manajemen

           Organisasi adalah berkumpulnya orang-orang yang bekerja bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan tersebut organisasi membutuhkan tim manajemen. Manajemen merupakan seni untuk mengajak orang lain mencapai tujuan melalui tangan orang lain. Manajemen yang berhasil adalah apabila setiap orang yang bekerja dalam organisasi adalah untuk mewujudkan tujuan organisasi. Dilihat dari pelaksanaan fungsinya manajemen dapat didefinisikan sebagai suatu proses perencanaan, pengkoordinasian, pengarahan, pengendalian, pengevaluasian, dan pengukuran kerja organisasi perusahaan dalam rangka mencapai tujuan dengan strategi tertentu secara efektif & efisien.

           Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang berkompeten bekerja dan saling bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama yang membentuk hirarki dan dikepalai oleh seorang pimpinan (direktur utama atau chief excecutive officer/CEO) yang membawahi para manajer unit bisnis, departemen, dan sub unit lainnya.

           Proses pengendalian manajemen adalah sebuah proses dimana manajer di seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka pimpin melaksanakan kerja sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.

           Proses pengendalian yang digunakan oleh manajer mengandung elemen yang sama seperti pada sistem pengendalian yang digambarkan diatas : detector, assessor, effector, dan sistem komunikasi. Detector melaporkan apa yang sedang terjadi, assessor membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan, effector melakukan tindakan koreksi terhadap perbaikan yang signifikan antara keadaan actual dengan keaadaan yang diinginkan.

D.      Batas-batas pengendalian manajemen

           Pengendalian manajemen ialah pengendalian terhadap aktivitas manajemen yang terdiri dari kegiatan perencanaan, pengkoordinasian, pengarahan, pengendalian,  pengevaluasian, dan pengukuran kerja. Pengendalian manajemen terletak diantara dua sistem pengendalian yang lain, yaitu strategi formulasi (formulation strategy) dan pengendalian tugas (task control). Proses yang terjadi pada tahap formulasi strategi dan semua output yang dihasilkan akan dijadikan dasar bertindak bagi manajer kontrol dan memastikan semua yang diputuskan dalam tahap formulasi strategi telah dilaksanakan dengan baik. Sedangkan lapis di bawah pengendalian manajemen adalah pengendalian tugas, ialah lapis manajer yang harus dikendalikan oleh manajer tingkat pengendalian manajemen. Hubungan antara strategi formulasi, pengendalian manajemen dan pengendalian tugas merupakan manajer pengendalian manajer dibawahnya, dan membentuk suatu hubungan umum antara fungsi perencanaan dan pengendalian dan bersifat integral (mnyeluruh). Hubungan itu dapat disajikan dalam gambar berikut :

Contoh-contoh keputusan dalam fungsi perencanaan dan pengendalian

Perumusan Strategi	Pengendalian Manajemen	Pengendalian Tugas
Mengakuisisi bisnis yang tak terkait	Memperkenalkan produk baru.	Mengkoordinasi pesanan yang masuk.
Memasuki bidang bisnis baru	Memperluas pabrik.	Menjadwalkan produksi.
Menambah penjualan langsung melalui pos	Menentukan anggaran untuk iklan	Memesan iklan untuk TV.
Mengubah rasio hutang/ modal	Menerapkan program rekrutmen minoritas.	Mengatur arus kas.
Menerapkan kebijakan yang telah disepakati	Memutuskan tingkat persediaan.	Memelihara dokumen kepegawaian.
Menyusun kebijakan spekulasi persediaan	Mengandalikan organisasi riset .	Memesan ulang suatu barang.
Memutuskan lingkup dan arah riset		Menjalankan proyek riset individual.

E.       Pengendalian Manajemen

1.         Kegiatan pengendalian manajemen (Goal Congruence)

          Pengendalian manajemen adalah proses mempengaruhi orang lain agar mau diarahkan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan strategi tertentu secara efektif dan efisien. Terdapat lima aspek di dalam pengendalian manajemen, yaitu :

a.       Planning adalah perencanaan apa yang harus dilakukan perusahaan.

b.      Coordinating adalah melakukan koordinasi terhadap aktivitas yang ada di dalam organisasi

c.       Communicating adalah mengkomunikasikan berbagai informasi kepada pihak-pihak yang terkait di dalam organisasi.

d.      Evaluating adalah mengevaluasi informasi yang ada.

e.       Deciding adalah menetapkan aksi yang harus dilakukan terhadap informasi yang telah dievaluasi.

f.       Influencing Poeple adalah mempengaruhi orang-orang agar merubah perilakunya agar selaras dengan keinginan perusahaan.

          Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan semuanya berjalan sesuai rencana, namun yang paling strategis itu benar-benar telah dilaksanakan. Sebab perencanaan (misalnya dalam bentuk angaran) dibuat sebelum saat formulasi rencana tersebut, jadi ada unsur estimasi di dalamnya. Namun, dalam implementasinya jika seorang manajer menemukan pendekatan yang lebih baik, yang lebih memungkinkan dibandingkan dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya untuk mencapai tujuan organisasi, sistem pengendalian manajemen seharusnya tidak mengehalang-halangi untuk penerapannya. Jadi ada fleksibilitas.

2.         Keselarasan tujuan

          Meskipun sisematis, proses pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis. Lebih dari itu, proses ini meliputi interaksi antar individu, dimana tidak dapat digambarkan dalam cara mekanis. Masalah pengendalian yang utama adalah bagaimana mempengaruhi mereka dalam bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka sedemikian rupa sekaligus dapat membantu pencapaian tujuan organisasi.

          Keselarasan tujuan berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri. Sistem pengendalian manajemen seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi.

3.         Perangkat penerapan strategi

          Sistem penggendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi kearah strategiknya, sehingga pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi. Berikut gambar kerangka kerja untuk penerapan strategi.

·         Struktur organisasi menetapkan peranannya, hubungan pelaporan dan divisi yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan dalam organisasi.

·         Manajemen SDM melakukan seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi dan pemecatan karyawan serta untuk mengembangkan pengetahuan ketrampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi.

·         Kebudayaan berarti seperangkat keyakinan bersama, sikap, dan norma-norma yang secara eksplisit maupun implisit membimbing tindakan manajer.

4.         Tekanan finansial dan non finansial

          Pengendalian manajemen fokus pada keseimbangan pengukuran kinerja keuangan dan non keuangan. Dimensi keuangan berfokus pada ukuran keuangan seperti : net income, return in investment, dan lain sebagainya. Dimensi non financial menyangkut hal-hal seperti kualitas produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, deliveri tepat waktu dan lain sebagainya.

5.         Bantuan dalam mengembangkan strategi baru

Pengendalian Hari Ini

Strategi Masa Depan

          Dalam industri di lingkungan yang cepat berubah maka strategi harus menyesuaikan diri dengan perkembangan lingkungan. Desain sistem pengendalian manajemen dapat digunakan untuk mengembangkan strategi baru. Lingkungan bisnis yang sangat dinamis harus diiringi dengan pengendalian yang interaktif. Reaksi atas hasi pengendalian akan melahirkan strategi baru, inilah yang disebut pengendalian interaktif (interactive control). Jika terdapat ancaman dari pihak luar organisasi maka manajer memutuskan srategi baru. Output pengendalian interaktif adalah melahirkan strategi baru untuk menghadapi lingkungan bisnis yang cepat berubahn,

6.         Formulasi strategi

          Formulasi strategi adalah proses penseleksian strategi melalui pemilihan dari alternatif-alternatif strategi yang ada, yang mengacu pada visi, misi, pengidentifikasian kesempatan, ancaman, kekuatan, dan kelemahan, serta tujuan jangka panjang perusahaan,

          Keluaran kegiatan formulasi strategi adalah tujuan (goal) dan strategi (strategy) untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuan tidak memiliki jangka waktu, tujuan akan tetap ada hingga tujuan tersebut diubah. Sedangkan sasaran (objective) adalah tujuan yang dibatasi waktu, sesuatu yang akan dicapai untuk jangka pendek (satu semester atau satu tahun kedepan). Tujuan menggambarkan tujuan keseluruhan dari perusahaan dan sasaran menggambarkan langkah-langkah khusus guna mencapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan.

7.         Perbedaan formulasi strategi dan pengendalian manajemen

          Formulasi strategi adalah proses memutuskan tujuan, strategi dan kebijakan umum organisasi, sedangkan pengendalian manajemen memastikan pengimplementasiannya.

Formulasi Strategi	Pengendalian manajemen
Tidak sistematis	Lebih sistematis
Analisis strategi melibatkan penilaian, dan angka yang digunakan dalam proses biasanya merupakan estimasi kasar	Melibatkan serangkaian langkah yang dapat diprediksi dengan jadwal tetap, dan dengan estimasi yang dapat diandalkan
Melibatkan sedikit orang : Penggagas, staf pusat dan manajemen senior.	Melibatkan manager dan stafnya disemua tingkatan dalam organisasi.

8.         Pengendalian tugas

          Pengendalian tugas adalah proses memastikan setiap tugas spesifik dalam organisasi telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Fokus pengendalian tugas adalah pada masing-masing anggota organisasi. Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi, berkaitan dengan tugas atau pekerjaan setiap orang.

          Banyak kegiatan sentra operasi yang merupakan pengendalian tugas, misalnya : pengadaan barang, penjadwalan produksi, masukan pesanan, logistik, pengendalian mutu, dan manajemen kas. Beberapa di antaranya bersifat mekanis namun cukup rumit.